Aktuelles zum Arbeitsrecht

Steuerliche Verschärfung bei Betriebsveranstaltungen: Pauschalsteuer nur noch für offene Feiern

Mit dem Steueränderungsgesetz hat der Gesetzgeber zum Jahresbeginn eine spürbare Neuregelung bei der Besteuerung von Betriebsveranstaltungen eingeführt. Die Pauschalbesteuerung von 25 Prozent gilt seit 2026 nur noch dann, wenn die Teilnahme allen Arbeitnehmenden eines Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Die Änderung betrifft Arbeitgeber aller Branchen und erhöht deren Steuerlast und den Verwaltungsaufwand. Was genau sich ändert und welche Folgen das für Unternehmen hat, erklärt Steuerberaterin Gabriele Busch bei Ecovis in Nürnberg.

Warum der Gesetzgeber jetzt eingreift

Auslöser der Neuregelung ist eine Entscheidung des Bundesfinanzhofs (BFH), die der Gesetzgeber nun bewusst korrigiert hat. Der BFH hatte entschieden, dass auch Veranstaltungen mit einem begrenzten Teilnehmerkreis als Betriebsveranstaltungen gelten können. Dadurch ließ sich die Pauschalsteuer von 25 Prozent auch auf geschlossene Veranstaltungen anwenden. „Der BFH hat den Begriff der Betriebsveranstaltung sehr weit ausgelegt“, sagt Steuerberaterin Busch. „Nach dieser Rechtsprechung konnten auch exklusive Feiern pauschal besteuert werden, obwohl nur ein kleiner Kreis eingeladen war.“

Nach Auffassung des Gesetzgebers widerspricht diese Auslegung jedoch dem ursprünglichen Zweck der Pauschalierung. Die Pauschalsteuer nach Paragraf 40 Absatz 2 Satz 1 Nr. 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG) soll eine Vereinfachung darstellen und einen realitätsnahen Durchschnittssteuersatz abbilden. Das gelingt nach Ansicht des Gesetzgebers nur dann, wenn Arbeitnehmer aller Einkommensgruppen an der Veranstaltung teilnehmen können.

Was nun als offene Betriebsveranstaltung gilt

Nach der geplanten Neuregelung dürfen Unternehmen die Pauschalsteuer nur noch anwenden, wenn die Veranstaltung allen Beschäftigten eines Betriebs oder zumindest eines klar abgegrenzten Betriebsteils offensteht. Maßgeblich ist dabei nicht, wer tatsächlich teilnimmt, sondern wer teilnehmen dürfte.

„Entscheidend ist die Offenheit der Einladung“, erläutert Gabriele Busch. „Sobald eine Veranstaltung von vornherein nur für bestimmte Personen gedacht ist, entfällt die steuerliche Begünstigung.“

Ziel der Änderung ist es insbesondere, exklusive Veranstaltungen wie reine Führungskräfteevents von der Pauschalbesteuerung auszunehmen. Die Regelung betrifft jedoch nicht nur solche Fälle.

Auch Veranstaltungen für einzelne Gruppen betroffen

Die Neuregelung wirkt sich auch auf Feiern für bestimmte Arbeitnehmergruppen aus. Dazu zählen zum Beispiel reine Auszubildendenveranstaltungen. „Solche Feiern bleiben zwar weiterhin Betriebsveranstaltungen im lohnsteuerlichen Sinne“, sagt Steuerberaterin Busch. „Die günstige Pauschalbesteuerung von 25 Prozent entfällt jedoch vollständig.“ Damit müssen Arbeitgeber genau prüfen, ob die Voraussetzungen für die Pauschalierung noch erfüllt sind. Andernfalls drohen unerwartete steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Folgen.

Höhere Steuerlast und deutlich mehr Verwaltungsaufwand

Der größte Vorteil der bisherigen Pauschalierung lag in der Vereinfachung. Bei Anwendung der Pauschalsteuer galten die Aufwendungen zugleich als beitragsfrei in der Sozialversicherung. Arbeitgeber mussten die Kosten nicht einzelnen Arbeitnehmern zuordnen, und die Beträge tauchten in der Regel nicht in der individuellen Lohnabrechnung auf. „Dieser Vereinfachungseffekt fällt künftig bei exklusiven Veranstaltungen weg“, betont Busch. „Den geldwerten Vorteil müssen Betriebe dann jedem teilnehmenden Arbeitnehmer einzeln zurechnen.“

Das führt nicht nur zur Sozialversicherungspflicht, sondern auch zu einem deutlich höheren administrativen Aufwand. Zusätzlich werden die anteiligen Veranstaltungskosten über die Lohnabrechnung für die Beschäftigten sichtbar, was in der Praxis bislang häufig vermieden wurde.

Fazit: Frühzeitig prüfen und Veranstaltungen neu denken

Die Neuregelung bedeutet eine klare Verschärfung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber. Sie konterkariert den bisherigen Vereinfachungsgedanken der Pauschalbesteuerung und erfordert eine sorgfältige Planung von Betriebsveranstaltungen.

„Arbeitgeber sollten bestehende Konzepte für Betriebsfeiern überprüfen und rechtzeitig anpassen“, empfiehlt Steuerberaterin Gabriele Busch bei Ecovis in Nürnberg. „Nur so lassen sich unerwartete Steuern und Sozialversicherungskosten vermeiden.“

„Alte Prozesse müssen konsequent abgeschaltet werden“ – Warum sich die Investition in die Digitalisierung lohnt

Digitalisierung kostet Zeit, Geld und Nerven – zumindest auf den ersten Blick. Doch langfristig entscheidet sie über Qualität, Effizienz und die Zukunftsfähigkeit von Kanzleien. Im Interview erklärt Johannes Steiger, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater sowie Leiter der Ecovis Niederlassungen in Haag und Mühldorf, warum Abwarten keine Option ist, wo Digitalisierung Zeit spart und wie strukturierte Prozesse den Arbeitsalltag spürbar erleichtern.

Stellen Sie sich bitte kurz vor: Wer sind Sie und was machen Sie bei Ecovis?
Mein Name ist Johannes Steiger, ich bin Wirtschaftsprüfer und Steuerberater und leite gemeinsam mit Dr. Gerhard Kurz die Ecovis Niederlassungen in Haag und Mühldorf. Darüber hinaus engagiere ich mich bei Ecovis intensiv für das Thema Digitalisierung.

Was fasziniert Sie persönlich an der Digitalisierung?

Mich begeistert vor allem der messbare Qualitätsgewinn. Digitalisierung reduziert Fehler, sorgt für jederzeit verfügbaren Zugriff auf Belege und Dokumente und liefert schneller verlässliche Ergebnisse.  Und ganz ehrlich: Eine digitale und automatisierte Buchführung macht deutlich mehr Spaß als Belege abzutippen.

Viele sagen: „Durch Digitalisierung dauert alles viel länger“ – stimmt das?
Kurzfristig ja. Am Anfang braucht Digitalisierung Zeit für Datenbereinigung, Schnittstellen, Systemeinrichtung und Schulungen. Langfristig kehrt sich dieser Effekt aber um: In der täglichen Routine spart Digitalisierung verlässlich Zeit, senkt Fehlerquoten und entlastet Mitarbeitende spürbar.

Wo entstehen die gefühlten Zeitverzögerungen bei der Digitalisierung – und wie lassen sie sich minimieren?
Zeitverluste entstehen häufig durch zu viele parallele Tools ohne klare Einbindung in die Prozesse. Digitalisierung funktioniert nur dann effizient, wenn Standards, Zuständigkeiten und Abläufe klar definiert sind.

Lohnt es sich auch für kleinere Kanzleien, die Zeit für die Digitalisierung zu investieren?
Absolut. Unabhängig von der Kanzleigröße gelten dieselben regulatorischen Anforderungen. Gleichzeitig sind Kapazitäten überall knapp. Digitalisierung hilft gerade kleineren Kanzleien, Zeit zurückzugewinnen und Ressourcen gezielter einzusetzen.

Sollte man mit der Digitalisierung warten, bis es leichter integrierbare Technologien gibt?

Nein. Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Die Technologien werden zwar besser, aber nicht leichter zu integrieren. Wer auf die perfekte Lösung wartet, baut Rückstände auf, die später nur schwerer aufzuholen sind.

Wie lässt sich verhindern, dass sich die Umstellung nicht endlos hinzieht?
Durch klare Ziele, feste Deadlines und eindeutig bestimmte Verantwortliche. Und ganz wichtig: Alte Prozesse müssen konsequent abgeschaltet werden.

Inwiefern kann Digitalisierung helfen, effizienter zu arbeiten?
Der entscheidende Punkt ist die Kombination aus digitalen Tools und klar strukturierten Prozessen. Wer beides zusammendenkt, profitiert von kürzeren Bearbeitungszeiten, automatisierten Abläufen, geringeren Fehlerquoten und einer deutlich besseren Datenqualität.

Haben Sie Beispiele aus der Praxis, wo sich die zeitlichen Investitionen und die Fortbildung der Kollegen schnell amortisiert haben?
Ja, die gibt es. Ein sehr anschauliches Beispiel ist die elektronische Signatur: Sie verkürzt die Dauer der Abschlussfreigabe – das hat früher oft eine ganze Woche gedauert, heute sind es nur noch wenige Stunden.. Auch der digitale Posteingang mit elektronischen Bescheiden zeigt schnell Wirkung, da sich die Bearbeitungszeit pro Vorgang deutlich reduziert. Besonders spürbar ist der Effekt zudem bei der digitalen Erfassung und Verknüpfung von Belegen in der Buchführung. Der physische Austausch von Unterlagen, etwa über Pendelordner, entfällt vollständig – das spart nicht nur Zeit, sondern vereinfacht die Zusammenarbeit erheblich.

„Digitalisierung schafft die Basis. Automatisierung nutzt sie.“

Im Interview spricht Gina Giel, Niederlassungsleiterin bei Ecovis in Bamberg darüber, was Digitalisierung wirklich bedeutet, welche Missverständnisse es gibt und warum sie für die Zukunft der Steuerberatung unverzichtbar ist. Außerdem erklärt sie, wie Kanzleien den Einstieg finden, woran man echten Fortschritt erkennt und weshalb Aufschieben keine Option ist.

Frau Giel, stellen Sie sich bitte kurz vor: Wer sind Sie und was machen Sie bei Ecovis?
Ich leite zusammen mit Philipp Bartzack die Ecovis-Niederlassung in Bamberg. Seit 2019 bin ich als Steuerberaterin tätig und engagiere ich mich seit 2022 im IT-Lenkungskreis und seit 2024 im Lenkungskreis Digitalisierung. Bei der Wahl im Dezember 2025 wurde ich erneut in dieses Gremium berufen.

Warum liegt Ihnen das Thema Digitalisierung besonders am Herzen?
Digitalisierung ist für mich eine zentrale Schlüsselressource für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen und damit auch von Kanzleien. Dabei geht es nicht nur um technologische Entwicklungen, sondern vor allem um neue Möglichkeiten, unser Beratungs- und Leistungsangebot individueller, flexibler und effizienter zu gestalten.
Mich reizt besonders, dass Digitalisierung den Zugang zu Daten in Echtzeit ermöglicht und damit fundierte Entscheidungen deutlich schneller getroffen werden können. Dies bietet gerade im Hinblick auf Optimierungspotenziale und zukunftsorientierte Lösungen eine große Chance, Prozesse zu verbessern und Innovationen voranzutreiben.

Was bedeutet Digitalisierung eigentlich? Und was nicht?
Digitalisierung ist deutlich mehr als ein bloßer Technologiewechsel. Sie bedeutet nicht, Papierdokumente einfach zu scannen oder analoge Abläufe eins zu eins in digitale Form zu überführen. Auch der reine Einsatz von Software oder Computern greift zu kurz.

Vielmehr handelt es sich um eine ganzheitliche Veränderung: eine neue Denkweise in der Gestaltung kanzleiinterner Prozesse und des Leistungsumfangs. Dazu gehören die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, die systematische Nutzung und Analyse von Daten sowie die Entwicklung neuer digitaler Mehrwertangebote.

Welche Missverständnisse gibt es häufig in Bezug auf Digitalisierung?
Häufig wird angenommen, dass Digitalisierung den menschlichen Faktor ersetzt. Das Gegenteil ist der Fall: Sie ist kein Ersatz für Beratungskompetenz, sondern ein Werkzeug, das die tägliche Arbeit unterstützt. Ähnlich verhält es sich mit der Annahme, dass Digitalisierung zu weniger Kommunikation mit Mandanten führt. In der Praxis entstehen oft sogar mehr und bessere Kontaktpunkte. Wichtig ist auch: Nicht alle Aufgaben lassen sich digitalisieren oder automatisieren. Ziel ist es vielmehr, repetitive Tätigkeiten zu reduzieren, um Raum für komplexe, kreative und strategische Aufgaben zu schaffen.

Außerdem ist Digitalisierung kein einmaliges Projekt. „Einmal digital – immer digital“ gibt es nicht. Es handelt sich um einen lebenden Prozess, der kontinuierlich angepasst, gepflegt und weiterentwickelt werden muss.

Was unterscheidet Digitalisierung von Automatisierung oder Prozessoptimierung?

Digitalisierung ist der erste Schritt im Veränderungsprozess. Sie schafft die Grundlage, indem analoge Prozesse durch digitale Werkzeuge ersetzt werden – etwa durch Scannen, Dokumentenmanagementsysteme oder digitale Kommunikationskanäle.

Automatisierung baut darauf auf. Sie beschreibt den Einsatz von Software oder KI, um wiederkehrende Aufgaben weitgehend ohne menschliches Eingreifen auszuführen. Ohne Digitalisierung ist Automatisierung nicht möglich.

Prozessoptimierung läuft parallel dazu. Das bedeutet, bestehende Abläufe kritisch zu analysieren, Ineffizienzen zu beseitigen und Vorgehensweisen kontinuierlich zu verbessern. Digitalisierung ist also nicht gleichbedeutend mit Automatisierung oder Effizienzsteigerung – sie ist deren Voraussetzung. Anders ausgedrückt: Digitalisierung schafft die Basis. Automatisierung nutzt sie. Prozessoptimierung entfaltet den Nutzen.

Ab wann kann man sagen, dass eine Kanzlei „digitalisiert“ ist?
Das lässt sich nicht eindeutig festlegen, da Digitalisierung ein kontinuierlicher Prozess ist und auf verschiedenen Ebenen stattfindet. Meiner Ansicht nach kann man dann von einer digitalisierten Kanzlei sprechen, wenn nicht nur einzelne Tools eingesetzt werden, sondern digitale Arbeitsweisen in allen relevanten Bereichen integriert sind. Dazu zählen eine digitale Ablage, geeignete Softwarelösungen, Automatisierungsmöglichkeiten, sichere digitale Zusammenarbeit und vor allem ein digitales Mindset im Team.

Es lässt sich auch teilweise messen, etwa über Kennzahlen zum Digitalisierungsgrad oder ergänzend über qualitative Faktoren wie zum Beispiel Feedback von Mandanten und Mitarbeitenden.

Gibt es einen klaren Zielzustand oder ist Digitalisierung ein fortlaufender Prozess?
Einen festen Zielzustand gibt es nicht. Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess, der jedoch durch Meilensteine und Etappenziele strukturiert werden kann. Technologien entwickeln sich stetig weiter, ebenso gesetzliche Rahmenbedingungen sowie die Erwartungen der Mandanten. Darauf muss eine Kanzlei flexibel reagieren können.

Wie gelingt der Einstieg, wenn eine Kanzlei bisher noch stark papierbasiert arbeitet?

Digitalisierung muss nicht über Nacht erfolgen. Wichtig ist, den Prozess bewusst zu steuern, klare Prioritäten zu setzen und schrittweise vorzugehen. Der erste Schritt ist das Bewusstsein für die Notwendigkeit. Am Anfang steht eine Analyse: Welche Prozesse sollen digitalisiert werden? Welche Ziele werden verfolgt? Etwa weniger Papier, schnellere Bearbeitung oder ein besserer Mandantenservice? Darauf aufbauend können passende digitale Werkzeuge ausgewählt werden.

Innerhalb von Ecovis bietet das PAC-Projekt hierfür einen idealen Rahmen: Es sorgt für Wissenstransfer, Orientierung und eine strukturierte Einführung. Von der Eigenorganisation bis in die einzelnen Leistungsprozesse.

Warum ist Digitalisierung für Unternehmen heute so wichtig?
Digitalisierung beeinflusst nahezu jede Branche. Sie ist entscheidend, um wettbewerbs- und zukunftsfähig zu bleiben. Unternehmen profitieren von effizienteren Prozessen, besserer Ressourcennutzung, neuen Geschäftsmodellen und einer höheren Skalierbarkeit.

Zudem ermöglicht sie flexible Arbeitsmodelle, verbessert den Service für Mandanten und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie E-Rechnung, Datenschutz oder Compliance.

Welche Vorteile haben Kanzleien, die frühzeitig digitalisieren?
Früh digitalisierte Kanzleien profitieren von einer besseren Mandantenbetreuung, schnelleren Informationszugriffen und automatisierten Routineaufgaben. Sie werden von digital arbeitenden Mandanten ernst genommen und können ihre geografische Reichweite erweitern.

Auch intern zahlt sich Digitalisierung aus: Sie steigert die Produktivität, erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit durch flexiblere Arbeitsmodelle und stärkt die Attraktivität als Arbeitgeber. Darüber hinaus sorgt sie für rechtssichere Dokumentation und kann auch bei Kanzleiübergaben ein entscheidender Vorteil sein.

Welche Risiken drohen, wenn Digitalisierung aufgeschoben wird?
Wer Digitalisierung zu lange aufschiebt, riskiert veraltete Prozesse, steigende Kosten und Wettbewerbsnachteile. Kundenbedürfnisse verändern sich und wer darauf nicht reagiert, läuft Gefahr, Mandanten oder sogar den Marktzugang zu verlieren. Kurz gesagt: Die Kosten des Aufschubs steigen mit jeder Verzögerung.